Elektronikus számla - Elektronische factuur

Link to belastingdienst (APEH)

Közlemény az elektronikus számlázásról2005.08.31.

I. Az elektronikus számlázásról általában
IV. Az elektronikus számlázás ellenőrzése

II. Az elektronikus számlák kontírozása
V. Záró rendelkezés

III. Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok




I. Az elektronikus számlázásról általában

Az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet (továbbiakban: Rendelet) az elektronikus számlázás adójogi megítélésével kapcsolatban a következőkről rendelkezik:

az elektronikus úton kiállított számlákkal (továbbiakban: elektronikus számla) kapcsolatos alapvető követelmények,

az elektronikus számlák kiállítása,

az elektronikus számlák megőrzése és ellenőrzése,

az elektronikus adatcsere (EDI) rendszerrel kapcsolatos követelmények.

1. Az elektronikus számlákkal kapcsolatos alapvető követelmények

Az elektronikus számláknak a következő feltételeknek kell megfelelniük:

elektronikus számlát csak a vevővel, megrendelővel történt előzetes megállapodás alapján és a rendeletben előírt formában lehet kibocsátani,

a számla megfelel az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény (továbbiakban: áfa-törvény) 13. § (1) bekezdés 16-17. pontjaiban meghatározott, a számlák, egyszerűsített számlák adattartamára vonatkozó feltételeknek, valamint

az áfa-törvény 43. § (7) bekezdésében meghatározott követelményeknek.

Ad a)

A terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany valamint a terméket beszerző/ szolgáltatást igénybe vevő között létrejött, az elektronikus számlázásra vonatkozó előzetes megállapodás nincs alakisághoz kötve (tehát a felek mind szóban, mind írásban, sőt esetenként ráutaló magatartással is megköthetik), amennyiben az elektronikus számlát elektronikus aláírással ellátott elektronikus adatként (PKI) bocsátják ki. Amennyiben a felek EDI rendszerben számláznak, akkor a Rendelet 1. számú mellékletének megfelelő, előzetesen megkötött írásbeli szerződés alapján lehet számlát kibocsátani. Az EDI Modell Megállapodást az Európai Közösségek Bizottsága 1994. október 19-i 94/820/EK Ajánlása alapján állapította meg a Rendelet, jelen tájékoztató mellékleteiben olvasható az Ajánlás magyarázata.

Az elektronikus számlának meg kell felelnie a következő követelményeknek:

eredetének hitelességét,

tartalmának teljességét, megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét,

értelmezhetőségét (olvashatóságát),

jogosultak általi hozzáférhetőségét, valamint

a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés elleni védelmét

a kibocsátáskor és a számla, egyszerűsített számla (a továbbiakban együtt: számla) külön jogszabályban meghatározott őrzési időszaka alatt folyamatosan biztosítani kell.

Az elektronikus számla eredetének hitelessége azt jelenti, hogy a technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát az az adóalany bocsátotta ki, amely a számlában kibocsátóként szerepel.

Az elektronikus számla tartalmának sértetlensége azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezethetnek.

Az olvashatóság az őrzési időszak alatt [melyet a bizonylatokra vonatkozóan általános jelleggel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) tartalmaz] a jogosult emberek számára történő olvashatóságot jelent, azaz biztosítani kell azokat a feltételeket, hogy az arra jogosultak a számla tartalmát megismerjék.

A hozzáférés, illetve a védelem azt jelenti, hogy az arra jogosult személyek bármikor képesek legyenek a számlához hozzáférni, ugyanakkor az arra nem jogosultak soha ne férhessenek hozzá, ne tudják törölni, módosítani, vagy megsemmisíteni.

Ad b)

Az elektronikus úton kibocsátott számláknak is meg kell felelniük a számlákra vonatkozó általános követelményeknek. Az áfa-törvény 13. § (1) bekezdésének 16. és 17. pontja a számla, illetve az egyszerűsített számla adattartalmáról a következőképpen rendelkezik:

16. számla: adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevővel történt megállapodás alapján - külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:

a számla sorszáma,

a számla kibocsátásának kelte,

a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,

a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett,

Közösségen belüli adómentes értékesítés esetén a vevő közösségi adószáma,

a teljesítés időpontja,

a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához,

a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége,

a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető - adó nélkül számított egységára,

a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke összesen,

a felszámított adó százalékos mértéke,

az áthárított adó összege összesen,

a számla végösszege,

a fizetés módja és határideje,

új közlekedési eszköz másik tagállamba történő értékesítése esetén erre a tényre történő utalás, a közlekedési eszköz első forgalomba helyezésének időpontja, és szárazföldi közlekedési eszköz esetén a futott kilométerek száma, vízi közlekedési eszköz esetén a hajózott órák száma, légi közlekedési eszköz esetén a repült órák száma,

amennyiben az adó fizetésére a pénzügyi képviselő kötelezett, annak neve, címe és adószáma,

a 29. §, a 29/A. §, a 30. § (1) bekezdése alá eső termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén erre a tényre, valamint a XI. fejezet szerinti adómentesség és a XV. fejezet alapján a különbözet szerinti adózás alkalmazása esetén ezen adózási módra történő hivatkozás;

17. egyszerűsített számla: adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevővel történt megállapodás alapján - külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:

a számla sorszáma,

a számla kibocsátásának kelte,

a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,

a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett,

Közösségen belüli adómentes értékesítés esetén a vevő közösségi adószáma,

a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához,

a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége,

a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető - adóval együtt számított egységára,

a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke összesen,

a 44. § (2) bekezdésében meghatározott százalékérték,

új közlekedési eszköz másik tagállamba történő értékesítése esetén erre a tényre történő utalás, a közlekedési eszköz első forgalomba helyezésének időpontja, és szárazföldi közlekedési eszköz esetén a futott kilométerek száma, vízi közlekedési eszköz esetén a hajózott órák száma, légi közlekedési eszköz esetén a repült órák száma,

amennyiben az adó fizetésére a pénzügyi képviselő kötelezett, annak neve, címe és adószáma,

a 29. §, a 29/A. §, a 30. § (1) bekezdése alá eső termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén erre a tényre, valamint a XI. fejezet szerinti adómentesség és a XV. fejezet alapján a különbözet szerinti adózás alkalmazása esetén ezen adózási módra történő hivatkozás;

Az elektronikus úton kibocsátott számláknak továbbá természetesen meg kell felelniük az áfa-törvény 44. § (1)-(4) bekezdéseiben meghatározott követelményeknek is.

Ad c)

Az elektronikus számláknak minden esetben meg kell felelniük az áfa-törvény 43. § (7) bekezdésében foglalt követelményeknek, mely a következőképpen rendelkezik:

"43. § (7) Elektronikus úton kibocsátott számla, egyszerűsített számla esetében az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét, valamint a dokumentum olvashatóságát fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) történő továbbítással kell biztosítani. EDI rendszerben történő számlázásokról az adóalanyoknak havonta papíralapú kiegészítő összesítő dokumentummal kell rendelkezniük. A kiegészítő összesítő dokumentumra a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni."

2. Az elektronikus számlák kiállítása

Az elektronikus számlákat két rendszerben lehet kibocsátani:

elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy

EDI rendszer alkalmazásával.

Ad a)

Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) határozza meg az elektronikus iratok aláírásának rendjét. Ezen jogszabályban foglalt feltételeknek megfelelően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum kezelhető számlaként. A Rendelet ugyanakkor lehetőséget biztosít a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnál szigorúbb követelményekkel rendelkező minősített elektronikus aláírás alkalmazására is.

Ad b)

Az EDI rendszerben kibocsátott számlák a felek között történt előzetes megállapodás alapján zárt technikai rendszeren jutnak el a számlakibocsátótól a számla befogadójáig. Az EDI rendszerben való számlázás további követelményei, hogy a felek előzetesen írásban megállapodjanak az EDI alkalmazásában és erre vonatkozóan (a Rendelet mellékletében ismertetett) szerződéssel rendelkezzenek, valamint további követelmény, hogy az EDI rendszeren kibocsátott számlákat papíralapú összesítő dokumentummal kísérjék.

A papíralapú összesítő dokumentumot a számla kibocsátója állítja ki havonta, a tárgyhót követő hó 20. napjáig. A papíralapú összesítő dokumentumot két példányban kell kiállítani, az egyik példányt a számla kibocsátója megtartja és számlaként megőrzi, a másik példányt pedig a vele szerződéses kapcsolatban álló partnerének juttatja el. A papíralapú összesítő dokumentum tartalmazza:

a számlát kibocsátó adatait (név, cím, adószám, továbbá, ha van, közösségi adószám)

a számlát befogadó adatait, (név, cím, adószám, továbbá, ha van, közösségi adószám)

a számlák sorszámait (itt természetesen lehet tól-ig meghatározást is alkalmazni) valamint

az egyes számlákban összesítve feltüntetett ellenértékek összegét adómérték szerinti bontásban, illetve az adott időszakban keletkezett áthárított forgalmi adó összegét,

a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó általános alaki és tartalmi kellékeit.

Az összesítő dokumentumot tehát adóalanyonként, a tárgyhónapban kibocsátott EDI rendszeren továbbított elektronikus számlákról kell kibocsátani.

Mindkét rendszerre alkalmazható a Rendelet 3. §-a, mely alapján, ha egy adóalany ugyanannak a másik adóalanynak kibocsátott több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteget állít ki, az egyes számlák azonos adatait elégséges egyszer feltüntetni, feltéve, hogy az összes számla valamennyi adata hozzáférhető.

3. Az elektronikus számlák megőrzése

A jelenleg hatályos szabályok szerint az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot a kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni. Ez azt jelenti, hogy - fő szabály szerint - a papíralapú számlákat nem lehet elektronikus számlává konvertálni, de a már elektronikus úton kibocsátott számlákat sem lehet más formátumban (pl. kinyomtatva) megőrizni. Minden esetben a számla kibocsátáskori formátuma igazolja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jogok meglétét.

Az előző bekezdésben leírtaktól eltérően az Szt. 169. § (6) bekezdése megengedi, hogy az adózók az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatot - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint az Szt. 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével - elektronikus formában is megőrizzék oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

Az elektronikus számlákat csak az Európai Közösség valamely tagállamának területén [Áfa tv. 13. § (1) bekezdés 26. pont] lehet megőrizni. Ezen felül az adóalany köteles az adóhatóság felhívására az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot ellenőrzés céljából 3 munkanapon belül bemutatni.

A számla megőrzésére kötelezett adóalany az elektronikus számlák megőrzését maga is elláthatja vagy annak ellátásával külön törvény szerinti archiválási szolgáltatót bízhat meg. Amennyiben a megőrzésre kötelezett személy megőrzési kötelezettségének maga tesz eleget, úgy köteles az elektronikus aláírással (PKI) kibocsátott számlán időbélyegzőt elhelyeztetni olyan szolgáltatóval, amely a szolgáltatást minősített hitelesítés szolgáltatóként nyújtja. Ha archiválási szolgáltatót bíz meg, akkor a szolgáltató és az adóalany között létrejött szerződés alapján a szolgáltató szavatosságot vállal a számlák megőrzéséért.

Az elektronikus aláírással ellátott (PKI) számlák kiállításához és azokra vonatkozó megőrzési kötelezettség teljesítéséhez alkalmazott elektronikus aláírás és időbélyegző mindenkori biztonságos kriptográfiai algoritmusát az elektronikus dokumentumok archiválásáról szóló IHM rendelet hatályba lépéséig az Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleményben határozza meg, azután pedig az arra jogosult országos hatáskörű szerv állapítja meg.

Az EDI alkalmazásával létrehozott elektronikus számla megőrzése során a jogszabály nem ír elő technikai többletkövetelményt, de minden számla megőrzésére kötelezett adóalanynak biztosítania kell, hogy a megőrzés során maradéktalanul tiszteletben tartotta a számlákra vonatkozó összes jogszabályi követelményt.

4. Az EDI Megállapodás magyarázata

A Rendelet mellékletében meghatározott EDI Modell Megállapodás a Európai Közösségek Bizottsága 1994. október 19-i 94/820/EK Ajánlásán alapul. Az Ajánlás az Európai Modell EDI Egyezmény szabályairól rendelkezik, a rendelkezések magyarázatát jelen közlemény 1. és 2. számú mellékletei tartalmazzák.

II. Az elektronikus számlák kontírozása

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 167. §-ának (1) bekezdése tartalmazza a bizonylatok kötelező alaki és tartalmi kellékeit. Ezen belül a h) és az i) pont fogalmazza meg a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, valamint a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés igazolásának követelményét. Ezen követelmények szerepe, hogy visszakereshetővé, könnyen ellenőrizhetővé tegyék a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolatot. A követelményeknek külső bizonylat esetén nem a bizonylat kiállítója, hanem a bizonylat könyvelését végző, befogadó gazdálkodó kell, hogy megfeleljen.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatok tekintetében a számlát a kiállító az Szt. 167. § (1) bekezdésének h) és i) pontjában foglalt információk nélkül elektronikusan hitelesíti. A kérdéses információkat a kiállító nem is tudja a bizonylaton feltűntetni, hiszen azok csak a befogadónál állnak rendelkezésre. A befogadónak ezt követően a papíralapú számlákhoz hasonlóan lehetősége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A csatolt "melléklet" csatolásának részletes technikai kérdéseit (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia, a belső működési rendjében.

III. Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok

A 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet 4. § (3) bekezdése alapján az adóalany az általa megőrzött számlák másolatát az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is köteles az adóhatóság rendelkezésére bocsátani.

A PM rendelet 4. § (4) bekezdése szerint aki külön jogszabály szerint adóvisszatérítés miatt számla bemutatására kötelezett az adatokat az adóhatóság által közzétett formátumban is az adóhatóság rendelkezésére bocsátja.

A 20/2004 (IV. 21.) PM rendeletben hivatkozott, az állami adóhatóság által elfogadott fájlformátumok a következők:

.txt formátum (text fájl)

bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban - a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik).

.xml fájlformátum, a jelen közlemény 3. számú mellékletében részletezett fájlstruktúra szerint.

Az előzőekben részletezett fájlformátumokban az elektronikus számlákat kérésre floppyn vagy CD lemezen kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bocsátania.

IV. Az elektronikus számlázás ellenőrzése

Az ellenőrzés során az adóalany köteles az adóhatóság részére a számlák olvashatóságához szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, valamint az általa megőrzött számlák másolatát az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és a jelen közlemény III. fejezetében meghatározott formátumban rendelkezésre bocsátani. Az adóhatóság az általa kért formátumról az adóhatóság hivatalos lapjában tájékoztatja az adózókat, oly módon, hogy hivatalos lapjában közzéteszi azt az adatformátumot, amelyben az adóalany az ellenőrzés során az adatokat a rendelkezésre bocsátani köteles. Emellett az adatformátumot az adóhatóság az internetes honlapján folyamatosan közzéteszi.

Az adóhatóság az ellenőrzés során jogosult az elektronikus számla kiállításának folyamatát oly módon ellenőrizni, hogy felügyelete mellett az adóalany számlát bocsát ki.

Az APEH az elektronikus számlázás ellenőrzése során az alábbi területekre fordít kiemelt figyelmet:

A számlák kötelező tartalmi elemeinek megléte

A vevővel, megrendelővel kötött előzetes írásbeli szerződés, valamint annak tartalma

Az elektronikus számlázás zárt és biztonságos működését biztosító belső szabályozás vizsgálata

Az elektronikus számlázási rendszer és a könyvelési rendszer kapcsolatának ellenőrzése

PKI rendszerű elektronikus számlázás esetén a megfelelő elektronikus aláírás és az időbélyegző megléte

EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén a papír alapú összesítő dokumentum vizsgálata

Véletlenszerűen és célzottan kiválasztott számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése

Az elektronikus számlázást alkalmazó cégek adóellenőrzése során az APEH fő szabály szerint a korábbi ellenőrzési gyakorlatot követi, az alábbi kiegészítésekkel:

A helyszíni ellenőrzés során a vizsgálattal érintett adózó köteles az adóhatóság részére biztosítani az elektronikus számlák ellenőrzéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, felvilágosítást

Az adózó köteles az elektronikus számlákról az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is rendelkezésre bocsátani a kért adatokat

EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén az adózó köteles az elektronikus számlákról havonta kiállítandó, papír alapú összesítő dokumentumokat az ellenőrzés részére átadni

Az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek elektronikus számlákra vonatkozó mellékletei gépi adathordozón - várhatóan floppyn vagy CD-n - kerülnek csatolásra

Az elektronikus számlák meghatározott csoportosításban történő bekérése és vizsgálata során az APEH fő szabály szerint - hasonlóan a papír alapú számlázást alkalmazó cégek vizsgálatához - elsődlegesen a kapcsolódó informatikai rendszerből (pl. könyvelési, raktárkészlet nyilvántartó, stb.) származó adatokat vonja ellenőrzés alá. Amennyiben azonban az elektronikus számlák hitelességével, valóságtartalmával kapcsolatosan kétely merül fel, úgy az adóhatóság az eredeti, archivált elektronikus számlák állományát is bekérheti.

V. Záró rendelkezés

Az Adó- és Ellenőrzési Értesítő 2004. évi 7. számában megjelent, az elektronikus úton kiállított számlákról szóló APEH közlemény, továbbá az Adó- és Ellenőrzési Értesítő 2004. évi 9. számában megjelent, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 95. § (2) bekezdésében, valamint az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet 4. § (3)-(4) bekezdéseiben hivatkozott fájlformátumokról szóló APEH közlemény elektronikus számlákra vonatkozó rendelkezései helyett jelen közlemény szabályait kell alkalmazni.

1.sz melléklet EURÓPAI MODELL EDI MEGÁLLAPODÁS JOGI RENDELKEZÉSEK MAGYARÁZAT
2.sz melléklet EURÓPAI MODELL EDI MEGÁLLAPODÁS JOGI RENDELKEZÉSEK
3.sz melléklet Elektronikus számla - XML-definíciók